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国家海洋局关于印发《国家海洋局公文处理办法》的通知
国海办字〔2007〕651号
局属各单位、机关各部门：
《国家海洋局公文处理办法》已经局长办公会议讨论通过，现印发给你们，请遵照执行。
国家海洋局
二○○七年十一月九日
第一章 总 则
第一条 为使国家海洋局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合国家海洋局工作实际，制定本办法。
第二条 国家海洋局的公文（包括电报等，下同）是国家海洋局在工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，依法履行职责和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 国家海洋局各级领导应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门（单位）公文处理工作的领导和检查，指定专门的机构或人员负责公文处理工作。
第七条 局办公室是国家海洋局公文处理的管理机构，主管局机关的公文处理工作，并对机关各部门和局属各单位的公文处理工作进行业务指导。
第八条 负责公文处理工作的人员必须具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，忠于职守，熟练掌握各种现代办公设备的操作和使用技能。
第二章 公文的种类和格式
第九条 公文的种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前，其他按照党政军群的顺序排列。
（四）发文字号应当包括发文机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文，必须标注全部签发人和会签人姓名，姓名的排列与发文机关排列相一致。
其中，“请示”公文，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
公文有两个以上主送机关的，采取按照系统，先外后内，先大后小的顺序排列。
（八）公文如有附件，应当注明附件的顺序和名称。
批转、印发的公文，不属公文附件，在批转、印发的“通知”后另页排印，不加附件标注。
（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注于成文日期左下方。
（十二）公文应当标注主题词。主题词的个数一般不得超过5个。国家海洋局上行文的主题词从《国务院公文主题词表》中选用，第一个词必须是“海洋”。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）公文文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。
（十五）电报格式按照局的有关规定执行。
（十六）机关各部门发文代字另行规定。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，其纸型可根据实际需要确定。
第三章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重实效。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条 国家海洋局依据职权可向国家各部委和沿海地方各级海洋行政主管部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向地方政府正式行文。
机关各部门除局办公室外不得对外正式行文；如需对外进行业务联系或询问、答复业务工作中的一般性具体问题，可以发函。
第十六条 国家海洋局可同国家各部委和沿海各省（自治区、直辖市）人民政府联合行文；可与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
局办公室可与上述部门和单位的办公厅（室）联合行文。
第十七条 属于机关各部门和局属各单位职权范围内的具体问题，应当直接报送该部门（单位）处理。
第十八条 部门（单位）之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应责令其纠正或撤消。
第十九条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十条 机关各部门和局属各单位向国家海洋局请示事项，应当给局领导留出研究、决策的时间，一般事项不少于5日，紧急事项不少于2日。需要在2日内批复的，必须在文中说明紧急原因以及在本部门（单位）的办理过程。
第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 局属各单位送局的“请示”件一般只送1份，“报告”件一般送3份。机关各部门送局的“请示”、“报告”件一律以“国家海洋局签报”形式上报，只送1份。
第二十三条 除局领导直接交办的事项外，不得以部门（单位）名义向局领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十四条 受双重领导的局属单位向局行文，应当写明主送机关和抄送机关。局向受双重领导的局属单位行文，必要时可抄送其另一上级机关。
第四章 发文办理
第二十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。
第二十六条 草拟公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“ （一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。不得跨层或颠倒排列。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（十）根据公文内容和工作需要，严格设定公文的秘密等级。
第二十七条 拟制公文，对涉及其他部门或单位职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门（单位）协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门（单位）会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十八条 拟制公文，需使用“发文稿纸”，并将正文附后。如对正文内容有特殊需要说明事项的，应在“发文情况说明单”中加以说明。
第二十九条 公文送负责人签发前，应当由专人进行审核。其中以国家海洋局名义制发的公文，还须由局办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定，是否需要加急和印送范围是否合适等。
未经局办公室审核，不得将公文直接送给局领导签发。
第三十条 上行文，由部门（单位）主要负责人或主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由部门（单位）主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。
第三十一条 为减少局领导事务性工作，对登机政审等一些局例行性下行文，经局领导授权，可由局办公室领导签发。
第三十二条 机关各部门和局属各单位需以局办公室名义对外正式行文的，可由部门（单位）写出代拟稿，交本部门（单位）负责人审核后，送办公室领导签发。必要时，由办公室领导报请局领导签发。
第三十三条 文稿一经负责人签发即为定稿，负责人签发后的定稿一般不得改动，特殊情况需作内容实质性修改的，须报原签发人批准。
第三十四条 局发公文由局统一编号，机关各部门、局属各单位发文，由各部门（单位）自行编号。
第三十五条 公文校对工作由拟稿人负责。拟稿人不在时，可委托他人校对。校对人员要严格校对文字、标点及公文格式，做到准确无误。
第三十六条 公文印制工作应严格按照《国家行政机关公文格式》的要求办理，做到版面整洁美观，份数准确。
第三十七条 公文用印，按照局印章保管使用的有关规定办理。
第三十八条 公文分发时要进行登记，填写清楚公文的标题、密级、字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、发文日期及办理情况等内容。
第三十九条 发出公文，应通过机要部门传递。涉密公文应当密封并在信封上标明秘密等级和编号，“绝密”公文还应当在信封封口处加盖专用密封章或加贴密封签。
第四十条 用计算机、传真机传输秘密公文，必须采用加密装置。不得使用公共互联网和普通传真机传输涉密公文。
第五章 收文办理
第四十一条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第四十二条 局收公文，由局机要部门负责签收、登记，分发给有关部门（单位）办理。部门（单位）收文，由部门（单位）负责签收、登记。
第四十三条 签收公文应当逐件清点，并将公文的标题、密级、字号、发文机关、主送机关、份数、收文日期及办理情况等内容填写清楚。紧急公文应当注明签收时间。
如发现问题，应及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。
第四十四条 收到公文，负责公文处理的人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由本部门（单位）办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项，是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第四十五条 经审核，对符合本办法规定的公文，负责公文处理的人员应及时将公文呈送负责人批示或者交有关部门（单位）办理。需要两个以上部门（单位）办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不属于本部门（单位）职权范围或者不宜由本部门（单位）办理的，经负责人批准后，应当及时退回来文机关并说明理由。
第四十六条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文，应当紧急办理。“特提”和“特急”件当日完成，“加急”和“急件”3日内完成，“平急”件5日内完成。对在规定的时限内完成确有困难的，要及时向有关部门（单位）予以说明。
第四十七条 公文办理中遇有涉及其他部门或单位职权的事项，主办部门应当主动与有关部门（单位）协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调。仍不能取得一致时，可以报请上级机关协调或裁定。
第四十八条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十九条 送负责人批示或者交有关部门（单位）办理的公文，负责公文处理工作的人员要抓好催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第六章 公文归档
第五十条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和局档案管理工作的有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第五十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映部门（单位）的主要工作情况，便于保管和利用。
第五十二条 联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
第五十三条 部门（单位）负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第五十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第五十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第七章 公文管理
第五十六条 公文由负责公文处理的机构或人员统一收发、传递、审核、用印、归档和销毁。
第五十七条 公文办理中涉及当事人职务任免、工作调动、评选表彰或检举处分等内容的，有关人员应予回避。
第五十八条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经本部门（单位）负责人或办公室领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
翻印的公文与正式印发的公文同样管理。汇编公文，应按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
第五十九条 公开发布公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第六十条 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印机关证明章。
第六十一条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第六十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室领导批准，可以销毁。
第六十三条 销毁涉密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第六十四条 任何个人不得私自销毁、留存涉密公文，未经批准不得擅自携带涉密公文外出。
第六十五条 部门（单位）合并时，全部公文应当随之合并管理。部门（单位）撤销时，应当将需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交档案部门。
工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第六十六条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第八章 附则
第六十七条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。党务、纪检、监察、审计、外事方面的公文，依照中央和国家的有关规定处理。
第六十八条 公文处理中涉及电子文件的规定另行制定。
第六十九条 机关各部门和局属各单位应定期对本部门（单位）的公文草拟、校对、印制质量和办理时效等进行检查，并予以通报。对久拖不办、贻误工作造成损失的，应当追究承办部门和承办人的责任。
第七十条 机关各部门、局属各单位可根据本办法，结合本部门（单位）实际情况，制定实施细则。
第七十一条 本办法由国家海洋局办公室负责解释。
第七十二条 本办法自印发之日起施行，原《国家海洋局公文处理规定》（国海办发[1994]391号）同时废止。
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