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《陕西省测绘地理信息局印发〈关于加强陕西省测绘成果资料档案管理的指导意见〉的通知》
陕测发〔2023〕1号
各测绘资质单位：
现将《关于加强陕西省测绘成果资料档案管理的指导意见》印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
陕西省测绘地理信息局
2023年1月10日
关于加强陕西省测绘成果资料档案管理的指导意见
档案管理是项目管理中非常重要的一项内容。高效的档案管理可使档案的完整性得到充分保证，促进档案资料查询和利用效率的提升，将档案在项目管理工作中的价值最大化发挥出来。为加强我省测绘成果资料档案管理工作，推进测绘成果资料档案管理制度化、规范化，提高档案管理工作服务测绘地理信息事业发展水平，依据《中华人民共和国档案法》《测绘地理信息业务档案管理规定》等法律法规，提出以下指导意见。
一、加强档案管理工作意识，提升档案管理人员综合素质
测绘资质单位应当加强档案法规和档案知识宣传教育，提高档案管理人员业务水平和服务意识。鼓励各测绘资质单位通过开展各种活动督促档案管理人员积极学习档案相关管理知识、数字化技术、网络技术、计算机技术，充分了解档案管理工作的各个流程，确保自身行为规范。
二、完善测绘成果资料档案制度建设
（一）测绘资质单位应当建立档案工作责任制，设立档案管理机构，负责本单位测绘成果资料档案的统筹管理、监督和检查，指定主管领导，各相关技术业务部门配合档案管理机构组织实施。
（二）测绘资质单位应当建立健全统一的测绘成果资料档案归档管理制度，将工作中形成、积累的测绘成果资料档案整理、立卷和归档，并作为必要的工作流程列入项目计划、经费预算、管理程序、质量控制、岗位责任，确保测绘成果资料档案的完整。
（三）测绘资质单位应当建立健全测绘成果资料档案的接收、保管、利用、汇交、鉴定、销毁等管理制度，确保测绘成果资料档案的真实、有效和安全，满足测绘资质单位在科研生产、责任落实、借阅查证、记录保存等方面的需要。
（四）测绘资质单位应当建立责任追究制度，对不按规定归档或造成档案失真、损毁、丢失等行为，进行相应的惩处。
三、强化测绘成果资料档案的整理与归档管理
（一）测绘资质单位应当按照《测绘地理信息业务档案保管期限表》，结合业务流程，制定本单位测绘成果资料档案的归档范围和保管期限；本单位测绘地理信息业务范围发生变化的，应当及时调整修订完善。
（二）技术业务部门应当依据本单位测绘成果资料档案的归档范围完整收集、整理归档资料，形成归档清单，及时移交本单位档案管理机构集中管理，清点无误后办理归档交接手续。
归档资料应当原始真实、系统完整、清晰易读和标识规范，符合归档要求，档案载体能够长期保存。归档资料的整理应当尽可能遵循文件资料形成规律，保持文件资料之间的有机联系，便于保管和查找利用。
纸质和电子资料同步归档的，在资料内容、相关说明及描述上应当保持一致；仅以电子载体形式归档的，技术业务部门应当对电子资料的真实性、完整性、有效性负责并签署意见。
（三）测绘资质单位应当自测绘项目验收完成之日起3个月内，向测绘地理信息主管部门汇交测绘成果副本或者目录。测绘成果属于基础测绘成果的，应当汇交副本；属于非基础测绘成果的，应当汇交目录。
四、提升测绘成果资料档案的利用管理水平
（一）测绘成果资料档案的利用应当在本单位规定范围内进行，并做好记录登记，超权限利用的应当履行内部审批手续。测绘成果资料档案的利用原则上只允许在档案保管场所进行，确需借出的，应当由单位分管领导批准。借出测绘成果资料档案的，应当妥善保管，不得转借、拆散或损毁，不得在档案原件上涂改、勾划、污损等；未经许可，不得摘抄或复制，不得向无关人员泄露档案内容。
档案利用人员归还档案时，档案管理人员应当认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。
（二）鼓励各测绘资质单位积极开展档案编研工作，合理开发利用档案信息资源，编制档案检索工具，创新档案服务模式，方便测绘成果资料档案的检索与查询，提升档案利用价值，扩大利用领域。
五、加强测绘成果资料档案保管与销毁管理
（一）档案保管应当配备符合档案保护和安全管理要求的库房，配备必要的设施设备保障库房正常运转，采取有效防护措施保证档案安全。
档案管理机构应当将接收的测绘成果资料档案进行分类、整理并编制目录，做到科学分类、整理规范、排架有序和目录完整。
测绘资质单位因各种原因变更、终止的，应当按国家有关规定对测绘成果资料档案进行妥善处置。
（二）测绘资质单位应当成立由主管领导、档案管理机构和技术业务部门人员组成的档案鉴定小组，对保管期限已满的测绘成果资料档案进行鉴定并形成鉴定报告；对确已失去保存价值的到期测绘成果资料档案，由主管领导审批签字后方可销毁。
销毁测绘成果资料档案应当在指定地点并有专人负责监督。对被销毁的档案应当登记造册，并与鉴定报告、批准文件一并永久保存。涉及国家秘密的测绘成果资料档案，应当送交保密行政管理部门设立的销毁工作机构或者保密行政管理部门指定的单位销毁。虽已到期，但对国家和社会具有重要保存价值的测绘成果资料档案应当延长保管期限。
附件：【点击下载】
1.《测绘成果资料归档登记表（参考模板）》
2.《测绘成果资料档案借（查）阅登记表（参考模板）》
3.《测绘成果资料档案移交登记表（参考模板）》
4.《测绘成果资料档案销毁登记表（参考模板）》
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