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山东省人力资源和社会保障厅关于印发山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法（试行）的通知
鲁人社规〔2019〕2号
各市人力资源社会保障局，省厅各处室、直属单位：
现将《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。
山东省人力资源和社会保障厅
2019年1月17日
山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为规范电子档案管理，明确电子档案效力，为网上政务服务提供支撑，制定本办法。
第二条 本办法适用于人力资源社会保障部门、申请人（含公民、法人、其他组织）在业务处理过程中产生的电子文件归档与电子档案管理（涉密档案除外）。
第三条 电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第四条 人力资源社会保障部门按照规范形成的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
第五条 人力资源社会保障部门办理公民、法人和其他组织的申请事项时，可以通过电子档案管理系统提取、确认的证明文件，不再另行要求申请人提供内容相同的证明文件。
第六条 通过电子档案管理系统提取、确认的证明文件，视为符合法律、法规规定的要求。法律、法规、规章另有规定的除外。
第七条 电子文件归档和电子档案管理工作分工如下:
（一）各级人力资源社会保障部门办公室负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，指导业务部门提出业务系统电子文件归档功能要求;负责电子档案的保密管理，指导业务部门做好电子文件归档等工作；负责电子档案归档和管理工作的督导检查。
（二）各级人力资源社会保障部门业务处（科）室负责电子文件的收集、整理、著录、移交归档等工作，在同级人力资源社会保障部门办公室指导下做好电子档案编目、管理等工作。
（三）各级人力资源社会保障部门信息化工作机构负责依据标准设立业务系统电子文件归档功能，负责电子档案管理系统的建设与应用培训，为电子档案管理提供信息化支持。
第八条 电子文件归档与电子档案实行全程、集中管理,执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对全过程实行监控，确保电子档案的真实性、准确性、完整性与可用性。
第二章 电子文件的收集与整理
第九条 电子文件及其元数据的收集，应在业务系统办理过程中完成。业务部门应当全面、完整地收集电子文件，电子文件内容信息与其形成时的内容信息保持一致。
电子文件元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据，应与电子文件一并收集、归档。
第十条 电子文件应当按照以下要求进行整理：
（一）在电子文件拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、命名、期限、存储等整理活动。
（二）一般以“件”为管理单位整理电子文件，特殊情况下，也可根据实际以“卷”为管理单位进行整理。
（三）电子文件的排序、分类等执行纸质文件归档整理有关政策规定。
（四）归档电子文件保管期限分为永久、定期30年或定期10年等，与对应归档的纸质文件档案保管期限一致。
第十一条 电子文件应当按照规则命名，命名规则应体现电子文件与相应元数据的关联，具体要求如下：
（一）采用完整、准确的电子文件题名命名。
（二）应当与纸质文件名称一致。
第三章 电子文件归档范围
第十二条 电子文件归档范围：
（一）反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各类电子文件及其元数据。
（二）文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。
（三）照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照GB/T 11821，科技类电子文件的归档范围按照GB/T 1822-2008。
（四）各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。
第十三条 文书类电子文件中应归档的元数据按照DA/T 46-2009等标准执行，至少包括：
（一）题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；
（二）记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为事件和机构人员名称等元数据，记录内容包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。
第四章 电子文件归档程序
第十四条 业务处（科）室在归档过程中完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、填写电子文件归档登记表等归档工作。
第十五条 业务处（科）室根据同级人力资源社会保障部门办公室要求清点、核实电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等内容。
第十六条 业务处（科）室应对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定。
第十七条 业务处（科）室将清点、鉴定合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理电子文件及元数据过程中记录登记行为，登记归档电子文件。
第十八条 各级人力资源社会保障部门办公室在业务处（科）室配合下依据清单、鉴定结果，按批次或归档年度填写电子文件归档登记表，完成电子文件的归档。
第五章 电子文件归档时间与归档方式
第十九条 业务处（科）室应及时将电子文件及元数据归档，按月、季或半年确定业务档案归档周期，最长不超过半年。
第二十条 电子文件及其元数据的归档应当基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成。
第二十一条 应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明。
第六章 电子档案的编目
第二十二条 业务处（科）室应当对电子档案与纸质档案进行同步整理、审核编制档号等编目活动。
第二十三条 业务处（科）室应当采用文件级档号或唯一标识符作为要素为电子档案及其组件重命名，同时更新相应的计算机文件名元数据。
第二十四条 业务处（科）室应当将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统正式库，并分类、有序地存储电子档案及其组件。
第二十五条 应对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核和确认，对不合理或不准确的应进行修正。
第二十六条 应在整理审核基础上，对电子档案、纸质档案重新排序,并依据排序结果编制文件级档号。
第七章 电子档案的利用
第二十七条 电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。
第二十八条 根据工作岗位、职责等要求，在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限，为相关业务系统设置电子档案管理员。
第二十九条 利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。
第三十条 电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。
第三十一条 对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。
第八章 电子档案的存储与备份
第三十二条 应当为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。
第三十三条 电子档案管理系统应当逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。
第三十四条 在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。
第三十五条 结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案真实、完整、可用和安全基础上，实施电子档案及其元数据、管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。
第九章 电子档案的移交与销毁
第三十六条 到期电子档案移交前，应进行解密审查。电子档案的解密审查应由档案部门、保密部门共同实施，必要时可协商相关职能部门。解密审查意见经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。
第三十七条 保管期限为永久的电子档案及其元数据自形成之日起5年内应向同级人力资源社会保障部门办公室移交，移交工作按照《电子档案移交与接收办法》和办公室的要求执行。
第三十八条 纸质、银盐感光材料等各门类传统载体档案应以数字副本及其目录数据移交进馆，以确保移交年度内数字档案资源的完整性。纸质档案数字化转换应按照DA/T 31、ISO/TR 13028-2010以及办公室的要求执行。
第三十九条 办公室应根据本单位档案保管期限表进行电子档案销毁鉴定，提出被鉴定对象的续存或销毁意见，必要时可与相关职能部门协商。销毁鉴定意见经上级领导或主管部门审核批准后实施。电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。
第四十条 应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案，电子档案管理系统应在管理过程元数据、审计日志中自动记录鉴定、销毁活动,将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。
第四十一条 应销毁电子档案的离线存储介质，应对其实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。
第四十二条 应填写电子档案销毁登记表并归档保存。
第十章 附 则
第四十三条 本办法由山东省人力资源和社会保障厅负责解释。
第四十四条 本办法自2019年3月1日起施行，有效期至2021年2月28日。
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