龙政办〔2017〕260号《龙岩市人民政府办公室关于印发龙岩市行政审批电子文件管理暂行办法的通知》

《龙岩市人民政府办公室关于印发龙岩市行政审批电子文件管理暂行办法的通知》










龙政办〔2017〕260号

各县（市、区）人民政府，市直各单位：

《龙岩市行政审批电子文件管理暂行办法》已经市政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

龙岩市人民政府办公室

2017年9月19日

（此件主动公开）

龙岩市行政审批电子文件管理暂行办法

第一章原则规定

第一条为规范龙岩市行政审批电子文件管理工作，确保行政审批电子文件的真实、完整、安全、可用，根据《国务院关于印发政务信息资源共享管理暂行办法的通知》（国发〔2016〕51号）、《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894－2016）和《国家档案局关于印发〈电子档案移交与接收办法〉的通知》（档发〔2012〕7号）等规定，结合本市实际，制定本办法。

第二条本市各级行政机关或其他法律法规授权、受委托行使行政职能的组织（以下统称各单位）的行政审批电子文件管理，适用本办法。

第三条本办法所称的龙岩市政务信息网系统，是指龙岩市行政审批系统、龙岩市协同办公系统等部署在龙岩市政务信息网上的部门业务系统。

本办法所称的行政审批电子文件，是指各单位行使行政权力事项，履行公共服务、行政监管等职能活动中在龙岩市政务信息网系统中直接形成或交换共享的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式的电子信息记录。

本办法所称的行政审批电子文件管理，是指各单位对在龙岩市政务信息网系统上形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节的行政审批电子文件进行管理的活动。

第四条在龙岩市政务信息网系统上办结归档的行政审批电子文件是各单位依法履行职能的重要凭证，是国家档案信息资源的重要组成部分。行政审批电子文件管理应当遵循以下原则：

（一）统一规划。对行政审批电子文件实行统筹规划和统一标准、流程等规范管理。

（二）全程管理。行政审批电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节实行全过程管理，确保行政审批电子文件运行实现连续性、安全性、可控性。

（三）高效服务。发挥行政审批电子文件高效、便捷的优势，通过龙岩市政务信息网系统等渠道提供分层次、分类别的共享利用。

（四）确保安全。采取有效技术手段和管理措施，确保行政审批电子文件真实、完整、有效和安全。

第五条 龙岩市行政审批电子文件管理职责分工：

（一）市政府办公室负责全市行政审批电子文件管理工作的组织领导，协调解决有关重大问题，督促检查各县（市、区）政府和各单位工作落实情况。市数字办负责提供相应技术支持。

各县（市、区）政府负责组织领导和督促检查本级行政审批电子文件管理工作。

（二）各单位按照有关法律法规规定，负责各自职责范围内的行政审批电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等工作。

（三）市档案局负责制定行政审批电子文件归档管理标准、流程规范等，对市本级行政审批电子文件归档管理工作进行监督指导；本市各级档案行政主管部门负责对本级行政审批电子文件归档管理工作进行监督指导。

第二章 形成与办理

第六条各单位应当按照政府公布的行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录和运行流程等要求，对本单位办理事项的材料递交、办理、制作和留存等作出具体规定，确保行政审批电子文件的真实、完整、有效、安全。

第七条行政审批电子文件的形成、办理等过程，一般采用网上在线运行方式，法律法规另有规定的除外。采用网上在线运行方式的，应当符合乐动体育ldsports5.0 及规章对行政审批电子文件的原件形式和标准规范要求。各单位通过龙岩市政务信息网系统办结归档加盖可靠电子印章的文书类、证照类等行政审批电子文件，与纸质文书具有同等法律效力。

第八条行政审批电子文件形成、办理、归档等过程中，应当按照相关技术、管理和数据标准规范执行，并采用时间戳、日志、备份等可靠技术保障措施，确保其信息真实、内容完整、可靠安全并形成记录。

第三章 归档与移交

第九条各单位应当按照国家有关文件材料归档范围和保管期限的规定，制定本单位行政审批电子文件的归档范围和保管期限表，并报同级档案行政主管部门审核确定后施行。

以电子档案为主、纸质档案为辅的原则，根据各单位的行政审批事项材料归档范围和保管期限表，划定为“永久及30年以上（含30年）保管期限”的，实行电子档案、纸质档案双套制；划定为“30年以下保管期限”的，实行电子档案单套制，不再打印纸质档案。如确属工作需要的，由审批部门在确保电子档案完整性、真实性的前提下，对材料中的要件进行打印存档。

对属于归档范围的行政审批电子文件，各单位应当依据市有关规定，标明其可共享利用的范围及条件。

行政审批电子文件一般按办理事项确定保管期限；对于凭证性行政审批电子文件，其保管期限不得低于行政管理、诉讼、审计等活动所需要的追溯年限。

第十条各单位应当对本单位在龙岩市政务信息网系统上运行并具有保存价值的行政审批电子文件及时进行归档，定期导入相应的电子档案管理系统，并由本单位档案部门负责管理。

行政审批电子文件一般以办理事项为基本单位进行归档管理；对于行政执法类行政审批电子文件，其归档材料整理参照各单位对应的行政执法案卷标准要求执行。

第十一条行政审批电子文件归档采取实时归档和定期归档相结合的方式。行政审批电子文件的形成、办理等人员应在行政审批电子文件办结后实时归档，并在1个月内向本单位档案部门报送归档。

第十二条各单位应通过本级国家综合档案馆行政审批电子文件统一平台，对办结的行政审批电子文件进行归档移交和集中管理，并按标准规范做好分类、整理、存储、封装、鉴定、检测等工作。各单位自行开发的行政审批电子文件归档管理系统，功能需求应符合同级档案行政主管部门的标准规范，并做好与本级国家综合档案馆行政审批电子文件统一平台的技术对接。

行政审批电子文件归档、移交、保管、利用等具体业务标准规范和功能需求，由龙岩市档案局另行制定印发。

第十三条对属于国家综合档案馆接收范围的行政审批电子文件，各单位应当按照《电子档案移交与接收办法》的要求，自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，经同级档案行政主管部门同意，可适当延长移交时间；对涉密电子档案的移交时间，按保密管理有关规定和程序报经批准后另行实施。经同级国家综合档案馆同意，各单位可在行政审批电子文件向本单位档案部门实时和定期归档的同时，开展移交进馆工作，并在规定时限内办理移交进馆手续。

第四章 保管与利用

第十四条各单位应当建立健全行政审批电子文件安全保管各项制度，配备必要的信息安全设施设备，并做好日常检查、迁移、鉴定和到期销毁工作。

第十五条归档的行政审批电子文件应当满足可长期保存的要求，各级数字办要加强技术指导和服务保障，确保行政审批电子文件在脱离龙岩市政务信息网在线系统归档后能够被正确读取和使用。

第十六条 各单位应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第492号）和档案、保密、信息安全、知识产权保护、网络安全等法律法规和规章规定，认真履行信息公开的主体责任，做好归档行政审批电子文件的信息公开、开放鉴定等工作，保证行政审批电子文件得到方便快捷的共享利用。

第十七条行政审批电子文件坚持以共享利用为常态、以不共享利用为例外的原则，各单位应当按照办理事项，对本单位在龙岩市政务信息网系统上形成的行政审批电子文件进行逐项梳理，按照有关规定，明确其共享利用的范围和条件。各单位已移交进馆的电子档案，由本市各级国家综合档案馆根据确定的共享利用范围和属性，通过行政审批电子文件统一平台或其他渠道提供共享利用。

第五章　考核与监督

第十八条各单位应当制定本单位行政审批电子文件管理工作的各项制度规定和责任分工，确保责任到岗到人。

第十九条加强对行政审批电子文件管理工作的考核监督，各级政府办公室组织开展工作检查，对行政审批电子文件管理工作进行评估和通报。

第六章　其他规定

第二十条各县（市、区）政府可根据本办法，制定本级行政审批电子文件管理工作实施办法。

第二十一条本市各乡镇政府（街道办事处）以及具有公共管理和服务职能的公共企事业单位形成的行政审批电子文件的管理，参照本办法执行。

第二十二条本办法自发布之日起施行，有效期二年。

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