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厦门市财政局关于规范政府采购项目电子档案管理的通知
厦财采〔2020〕5号
市直各机关、事业单位和团体组织，各区（管委会）财政局（计财局）：
为加强政府采购项目电子档案管理，有效保护和利用政府采购电子档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等有关规定，结合我市实际，就规范我市政府采购项目电子档案管理有关事项通知如下，请遵照执行。
一、强化电子档案管理职责
政府采购项目电子档案，是指在福建省政府采购网上信息公开系统中产生的、反映政府采购活动、具有保存价值的政府采购项目电子文件及其相关过程信息的集合。
（一）采购人、采购代理机构应当依法做好政府采购项目电子档案的管理工作，对政府采购项目电子档案管理承担主体责任。采购人、采购代理机构应当将政府采购项目电子档案纳入本单位的档案管理体系，对电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性；要建立严格的管理制度，明确内部相关部门电子文件归档和电子档案管理的职责与分工。
（二）市、区财政部门分别负责同级政府采购项目电子档案管理工作的指导、监督和检查。
（三）福建省政府采购网上信息公开系统运营机构应当如实记录并保存电子交易过程、数据信息来源等电子交易信息活动，妥善保存电子交易活动中的数据电文；根据国家有关法律法规及技术规范，建立健全平台规范运行和安全管理制度，加强监控、检测，及时发现和排除安全隐患，防控泄密风险。
二、明确项目电子档案范围
应当纳入电子档案管理的项目资料包括以下：
（一）项目前期准备资料
1.采购预算计划材料；
2.采购方式确定材料（含非公开招标和进口申请审批相关资料）；
3.委托代理协议（含法定代表人授权委托书、用户采购需求）；
4.采购需求材料；
5.采购文件论证资料；
6.采购文件确认函。
（二）项目的采购文件资料
1.采购信息公告、邀请招标函、询价函、谈判邀请函或者竞争性磋商邀请函；
2.采购文件；
3.采购文件下载记录；
4.采购文件补充、修改、澄清及相关公告资料；
5.供应商的资格审查情况报告；
6.询价、竞争性谈判和竞争性磋商的邀请对象确定条件和原因等材料；
7.缴交投标、谈判、询价、单一来源、磋商保证金情况表。
（三）项目的开标文件资料
1.收取投标（报价等）文件的登记记录；
2.参加开标（谈判、磋商、询价等）会议的供应商及相关人员签到表；
3.开标记录；
4.评审专家抽取记录、评审专家名单；
5.投标人不足三家的废标情况记录。
（四）项目的投标、响应文件资料
1.投标（响应）文件正本；
2.已提交投标（响应）文件的补充、修改或已经撤回的文件记录。
（五）项目的评审文件资料
1.评审委员会及相关工作人员签到表；
2.评审纪律及相关人员签字确认资料；
3.评审过程记录；
4.资格性检查及符合性检查表、澄清说明补正资料、
评委评分表；
5.评审报告及附件；
6.废标报告及处理意见。
（六）项目的中标（成交）文件资料
1.确定中标（成交）供应商的文件资料（含采购人对采购结果的确定文件、中标成交通知书等）；
2.采购结果公告资料。
（七）项目的质疑投诉处理资料
1.供应商质疑资料；
2.采购人、采购代理机构质疑答复资料；
3.采购活动暂停通知资料；
4.投诉处理决定。
（八）项目的合同履行文件资料
1.政府采购项目合同；
2.验收文件资料；
3.资金支付资料。
（九）其他与采购项目、采购过程及采购结果有关的文件材料。
三、规范项目电子档案的收集、整理、保存、归档、移交、保管、利用和销毁要求
（一）电子档案的收集、整理
采购项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实时收集完整；项目电子文件整理时，应当按照项目电子档案分类体系，组成文件信息包，包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。
（二）电子档案的保存
采购项目的电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存。项目电子文件归档保存的格式应当符合国家规定的电子档案长期保存的要求。
（三）电子档案的鉴定、检测及归档
采购项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测；鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标志。归档标志中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。
采购项目电子文件同时存在纸质文件稿本时，归档时应保证两者内容信息一致，并建立对应关系。采购人、采购代理机构内部档案管理部门应当将项目电子档案纳入单位档案分类体系，按项目档案管理规则编制档号，进行分类管理。
（四）电子档案的移交
除合同或协议中另有约定外，采购代理机构应当在采购活动完成后3个月内，将有关政府采购项目电子档案向采购人移交。
暂停的政府采购项目，采购人应当及时收集各采购代理机构形成的项目电子档案。
采购人撤销的，项目电子档案应移交项目主管部门或有关档案馆。
政府采购项目电子档案的移交与接收应当符合《电子档案移交与接收办法》的要求。
（五）电子档案的保管
采购项目电子档案载体应按照国家和相关行业有关磁性载体、光载体等保管和保护的要求进行管理和存放。采购人、采购代理机构应当在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，将项目电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。
采购人、采购代理机构对采购项目电子档案应当妥善保存，保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
（六）电子档案的利用
采购人、采购代理机构应当建立政府采购项目电子档案利用制度、采用有效手段，保证项目电子档案方便快捷利用，同时确保项目电子档案在利用中的安全。
（七）电子档案的销毁
采购项目电子文件和电子档案失去保存价值后，应在履行销毁审批手续后，采取一定技术措施进行信息清除工作。涉密电子文件和电子档案的信息清除和介质销毁应当按照保密相关要求进行。
（八）采购项目电子档案归档与管理的其他具体要求按《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）执行。
四、采购人、采购代理机构在实施项目电子档案管理的同时，还应当按要求继续实施纸质文档管理（法律法规等规定另有规定的除外）。
五、采购人、采购代理机构违反规定隐匿、销毁应当保存的采购电子文档或者伪造、变造采购电子文档的，依照《中华人民共和国政府采购法》等有关规定承担相应法律责任。
六、本通知未尽事项，可参照《厦门市财政局关于印发厦门市政府采购项目档案管理暂行办法的通知》（厦财购〔2007〕2号）执行。
厦门市财政局
2020年2月10日
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